KI-Automatisierung für KMU in Niederösterreich
Niederösterreich ist das Bundesland der Klein- und Mittelbetriebe: Zulieferer im Industrieviertel rund um Wiener Neustadt, Handwerks- und Baubetriebe im Mostviertel, Weinbau und Tourismus in der Wachau und um Krems, Dienstleister und Ämternähe in St. Pölten — und dazwischen viele Familienbetriebe, in denen die Chefin oder der Chef abends noch Rechnungen abtippt. Genau für diese Struktur bauen wir Automatisierungen: n8n-Workflows mit KI-Unterstützung, die Angebotserstellung, Rechnungsablage, Datenabgleich und Berichtswesen übernehmen. Smooth Flow Tech sitzt selbst in Horn im Waldviertel — wir kennen die Realität niederösterreichischer Betriebe aus der Nähe, nicht aus einem Wiener Großraumbüro. Umsetzung typischerweise in rund drei Wochen, zu einem vorab fixierten Preis und mit 30-Tage-Zufriedenheitsgarantie.
DSGVO-konform · EU-gehostet · Live in ~3 Wochen
Bereits live für AKM Personal & sprech-trainer.at
Warum Automatisierung in Niederösterreich anders gedacht werden muss
Die niederösterreichische Wirtschaft ist dezentral: Zwischen Amstetten und Hollabrunn liegen zwei Autostunden, und viele Betriebe arbeiten mit kleinen Teams, in denen jede Bürokraft mehrere Rollen abdeckt. Wenn eine Person ausfällt, die 'weiß, wie das mit den Lieferscheinen geht', steht der Prozess. Das ist der eigentliche Hebel der Automatisierung im ländlichen Raum — nicht das Ersetzen von Personal, das ohnehin schwer zu finden ist, sondern das Absichern von Wissen in dokumentierten, nachvollziehbaren Workflows. Ein n8n-Workflow, der Bestellungen erfasst, Lieferscheine ablegt und die Buchhaltung befüllt, macht den Betrieb unabhängiger von einzelnen Köpfen und spart gleichzeitig jene Stunden, die im KMU nirgends übrig sind.
Typische Szenarien aus niederösterreichischen Betrieben
Angebots- und Auftragswesen: Anfragen aus Website, E-Mail und Telefonnotizen laufen in einer Liste zusammen, werden kategorisiert und mit Textbausteinen vorbereitet — statt drei Tagen Reaktionszeit steht das Angebot am selben Tag. Rechnungsverarbeitung: Eingangsrechnungen werden ausgelesen, den Kostenstellen zugeordnet und in BMD oder sevDesk vorgebucht. Zeiterfassung und Lohnvorbereitung: Für die AKM Personal GmbH, einen Personaldienstleister, haben wir eine Zeiterfassungslösung für den Personalverleih umgesetzt — verlässliche Anwesenheitsprüfung vor Ort statt händisch gemeldeter Stunden, weniger Streitfälle bei der monatlichen Abrechnung. Berichtswesen: Umsatz-, Lager- und Baustellendaten fließen automatisch in ein wöchentliches Management-Blatt, ohne dass jemand Excel-Tabellen zusammenkopiert.
Unser Stack: n8n, KI-Agenten und Ihre bestehenden Systeme
Wir bauen auf n8n als Orchestrierungsschicht — self-hosted auf einem EU-Server oder in der n8n Cloud (EU-Region). Darüber liegt die KI-Schicht: Sprachmodelle übernehmen das Auslesen von Dokumenten, das Klassifizieren von Anfragen und das Formulieren von Entwürfen, immer mit klaren Leitplanken und menschlicher Freigabe an den kritischen Stellen. Angebunden wird, was Sie bereits nutzen: BMD, DATEV, sevDesk, Odoo, Google Workspace, Microsoft 365, gängige Branchenlösungen. Nichts davon müssen Sie austauschen. Jeder Workflow ist dokumentiert und liegt in Ihrem Zugriff — kein Vendor-Lock-in, kein Blackbox-System, das nur wir bedienen können.
DSGVO und Datenhaltung in der EU
Alle Automatisierungen laufen DSGVO-konform: Datenverarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren, Auftragsverarbeitungsverträge mit allen eingesetzten Diensten, verschlüsselte Übertragung und Speicherung, nachvollziehbare Protokolle jeder automatisierten Aktion. Für Betriebe mit Personaldaten — Personaldienstleister, Praxen, Kanzleien — ergänzen wir Löschkonzepte und liefern die Unterlagen, die Sie für Ihr Verarbeitungsverzeichnis brauchen. Als niederösterreichisches Unternehmen unterliegen wir selbst denselben Regeln wie Sie; Datenschutz ist bei uns Voraussetzung, kein Aufpreis.
Ablauf, Zeitplan und Preise
Wir starten mit einem kostenlosen Erstgespräch — bei Bedarf persönlich vor Ort, ob in Horn, St. Pölten, Krems oder Wiener Neustadt. Danach identifizieren wir gemeinsam die zwei, drei Prozesse mit dem größten Hebel, dokumentieren den Ist-Zustand und fixieren einen Festpreis. Kleinere Automatisierungen starten ab rund 2.200 €, komplette Branchenpakete liegen um 5.500 €, größere Vorhaben gehen bis etwa 12.000 €. Die meisten Projekte sind in rund drei Wochen produktiv. Nach dem Go-Live gilt unsere 30-Tage-Zufriedenheitsgarantie, optional übernehmen wir Monitoring und Weiterentwicklung im laufenden Betrieb.
- Firmensitz in Horn — ein Ansprechpartner aus Niederösterreich, keine anonyme Hotline
- Referenzprojekt in NÖ: Zeiterfassung für die AKM Personal GmbH (Personalverleih)
- Festpreise ab 2.200 €, vor dem Start fixiert
- Umsetzung in rund drei Wochen, 30-Tage-Zufriedenheitsgarantie
- DSGVO-konform mit EU-Hosting und vollständiger Dokumentation
- Integration in BMD, DATEV, sevDesk und Ihre bestehenden Systeme
Lohnt sich Automatisierung auch für einen kleinen Betrieb mit fünf Mitarbeitern?
Oft gerade dort. In kleinen Teams frisst Verwaltung überproportional viel Zeit der produktiven Kräfte. Schon ein einzelner Workflow — etwa automatische Angebotserstellung oder Rechnungsablage — bringt spürbare Entlastung, ohne dass Sie neue Software lernen müssen.
Kommen Sie für ein Erstgespräch auch zu uns in den Betrieb?
Ja. Unser Firmensitz ist in Horn, Niederösterreich — Termine vor Ort zwischen Waldviertel, St. Pölten, Krems, Amstetten und Wiener Neustadt sind für uns Normalfall, kein Sonderwunsch. Alternativ starten wir per Videocall.
Mit welchen Buchhaltungsprogrammen arbeiten Sie?
Produktive Anbindungen bestehen unter anderem an BMD, DATEV, sevDesk und Odoo. Für Branchenlösungen ohne offene Schnittstelle bauen wir Konnektoren über Exporte oder Datenbank-Anbindung.
Was kostet KI-Automatisierung für ein niederösterreichisches KMU?
Festpreis, vor dem Start vereinbart: kleinere Automatisierungen ab rund 2.200 €, Branchenpakete um 5.500 €, größere Projekte bis etwa 12.000 €. Dazu kommt unsere 30-Tage-Zufriedenheitsgarantie — Sie tragen das Risiko nicht allein.
Wie schnell ist ein Projekt umgesetzt?
Die meisten Automatisierungen sind in rund drei Wochen live. Komplexere Vorhaben mit mehreren Systemen planen wir in Etappen, mit einem funktionierenden Zwischenstand alle ein bis zwei Wochen.
Festpreis, vor dem Start vereinbart — ab 2.000 €.
30-Tage-Zufriedenheitsgarantie.
Gebaut und betreut vom Gründer — Sie sprechen direkt mit ihm, keine Account Manager.