Vorab, transparent
Wir bauen unsere Automatisierungen bei Smooth Flow Tech überwiegend auf n8n. Das färbt diesen Vergleich — aber wir nennen auch klar, wann Zapier die bessere Wahl ist.
Der Kern-Unterschied
Zapier ist ein gehosteter Dienst: schnell startklar, riesiger App-Katalog, Abrechnung pro Task. n8n ist Open Source und lässt sich selbst hosten: volle Kontrolle über Daten und Hosting-Ort, komplexere Logik möglich, keine Kosten pro Task — dafür braucht es einmal Einrichtung und Betrieb.
Datenschutz — für KMU in AT oft entscheidend
Weil sich n8n in der EU (oder komplett selbst) hosten lässt, bleiben Daten dort, wo Sie sie haben wollen. Für Branchen mit sensiblen Daten — Arztpraxen, Personaldienstleister, Kanzleien — ist das häufig der ausschlaggebende Punkt.
Kosten mit steigendem Volumen
Zapiers Abrechnung pro Task ist bei kleinen Volumina günstig, wird bei vielen Automationen aber schnell teuer. n8n hat feste Betriebskosten unabhängig vom Volumen — ab einer gewissen Größe der klare Kostenvorteil.
Wann Zapier gewinnt
- Sie wollen heute Nachmittag ohne Betrieb starten.
- Sie brauchen eine seltene App-Integration, die Zapier fertig hat.
- Das Volumen bleibt klein und die Logik einfach.
Wann n8n gewinnt
- Datenschutz/EU-Hosting ist Pflicht.
- Viele Automationen oder hohes Volumen.
- Komplexe Logik, eigene Schnittstellen, kein Lock-in.
So setzen wir es um: Workflow-Automatisierung und API-Integrationen. Ergebnisse in den Fallstudien.
Nächster Schritt
Unsicher, was zu Ihnen passt? Im kostenlosen Flow-Audit sagen wir ehrlich, welches Werkzeug für Ihren Fall das richtige ist — auch wenn das Zapier heißt.