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Automatisierung von Lieferanfragen: Eingehende Nachrichten zu Angeboten, PDFs und Statusverfolgung

Die Herausforderung

Lieferanfragen kamen über verschiedene Kanäle und Formate (oft unstrukturiert). Die manuelle Erstellung von Angeboten und Nachverfolgung von Genehmigungen verlangsamte die Reaktionszeit und verursachte Fehler. Der Kunde benötigte einen einheitlichen Arbeitsablauf, um Preise zu berechnen, Angebote zu erstellen und jede Anfrage durchgängig zu verfolgen.

Die Lösung

Einführung eines automatisierten Arbeitsablaufs für Lieferanfragen:

Aufnahme von eingehenden Anfragen (z. B. E-Mail/WhatsApp) und strukturierte Datenerfassung
Entfernungsbasierte oder regelbasierte Preisberechnung (basierend auf der Preislogik des Kunden)
Automatische Generierung von PDF-Angeboten mit einheitlicher Formatierung
Statusverfolgung von Anfrage erhalten → Angebot gesendet → genehmigt/abgelehnt
Protokollierung und Überwachung, um Fehler sichtbar zu machen und die manuelle Nachbearbeitung zu reduzieren

Die Ergebnisse

Standardisierung des Angebotsverfahrens für alle Anfragen
Verringerung des manuellen Aufwands für die Erstellung von Angeboten und die Nachverfolgung des Status
Verbesserte Konsistenz der Preisgestaltung und Dokumentation
Bessere Nachvollziehbarkeit der einzelnen Anfragen und ihres aktuellen Status

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